„Unsere Mitarbeiter können die Daten und Ergebnisse deutlich strukturierter und schneller erfassen.“

KVWL Logo mit Slogan

Christopher Arndt

Abteilungsleiter Qualitätssicherung bei KVWL

ENTWICKLUNG EINER SOFTWARE ZUM DATENMANAGEMENT AMBULANTER BEHANDLUNGEN

Unternehmen

Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL)

Branche

Gesundheit

Nutzer

Verwaltungsmitarbeiter der KVWL

Anzahl

2.000 MitarbeiterInnen

Ausgangssituation

Die Kassenärztliche Vereinigung Westfalen-Lippe (KVWL) ist mit rund 2.000 MitarbeiterInnen eine der größten Kassenärztlichen Vereinigungen in Deutschland. Sie vertritt in Westfalen-Lippe die Interessen von mehr als 16.000 niedergelassenen VertragsärztInnen, PsychotherapeutInnen sowie Kinder- und JugendlichenpsychotherapeutInnen. Die zentrale Aufgabe der KVWL ist die Sicherstellung der ambulanten ärztlichen Versorgung, sowie die Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Erbringung der ambulanten Leistungen ihrer Mitglieder.

Für bestimmte Leistungen benötigen Ärztinnen/Ärzte eine Genehmigung, bevor diese durchgeführt werden darf. Hier prüft die KVWL, ob fachliche, apparative, technische und räumliche Voraussetzungen erfüllt sind. Bei einigen Verfahren gibt es aber auch eine Kontrolle der Ergebnisqualität nach der allgemeinen Genehmigungserteilung. Dazu werden Befunds-, Behandlungs- und Bilddokumentationen von zufällig ausgewählten Ärztinnen/Ärzten zur Prüfung angefordert.

Die Dokumentationen werden anschließend von ärztlich besetzten Gremien in sog. Qualitätssicherungskommissionen geprüft. Hierzu müssen Sitzungen terminiert, Vorgänge angelegt und diverse Bewertungskriterien vorgegeben werden. Aus den einzelnen Bewertungen entsteht dann eine Gesamtbewertung. Falls auch die Wiederholungsprüfung nicht bestanden wird, werden Maßnahmen zur Verbesserung der ambulanten Leistungen vorgegeben.

Die gesamte Dokumentationsprüfung wurde größtenteils papierbasiert mit Hilfe von Formularen abgewickelt. Oftmals kamen auch noch weitere handschriftliche Notizen hinzu, die berücksichtigt werden mussten. Die Ergebnisse der Einzelbewertungen wurden anschließend manuell und somit recht aufwändig in Bewertungsschemata zusammengetragen. Anschließend wurden die Ergebnisse dann in Excel-Tabellen zusammengerechnet.

Unsere Ansprechpartner

KVWL Firmengebäude Aussenansicht

© KVWL

Christopher Arndt

Abteilungsleiter Qualitätssicherung/Bereich Versorgungsqualität

Michael Schmette

IT-Projektleiter

Ziele

Die Gesundheit in Westfalen-Lippe ist das höchste Ziel der KVWL. Dafür stellt sie eine optimale ambulante ärztliche Versorgung sicher und gewährleistet ihren Mitgliedern eine ordnungsgemäße Erbringung der ambulanten Leistungen. Mithilfe dieser Prüfungen kann die KVWL Verbesserungspotenziale erkennen und so auch die Qualität der ärztlichen Versorgung verbessern.

Nahaufnahme von Händen die Unterlagen durchsuchen

Herausforderung

Diese Masse an Daten bei der Qualitätssicherung zu bewältigen, ist wohl die größte Herausforderung. Hier wurde der KVWL bewusst, dass das bisherige papierbasierte Sitzungsmanagement und die manuelle Ergebnisevaluation eine gewisse fachliche als auch inhaltliche Limitierung mit sich bringen. Es folgte die Idee einer eigenen individuellen Software, um Verwaltungsaufwand einzusparen und zukünftig auch mehr Übersicht zu erlangen.

Eine weitere Herausforderung war schließlich, den bisherigen Workflow zu verschriftlichen. Zudem wurden die verschiedenen Kommissionen zum bisherigen Verfahren befragt, um die Befragungsbögen für die Umsetzung in Software weiter zu strukturieren. Letztlich hat die Qualitätssicherung mit der IT diesen Transformationsprozess für eine Ausschreibung detailliert zusammengefasst, um die Suche nach einem passenden Entwicklungsteam zu starten.

Zielerreichung

Im Ausschreibungsverfahren konnte CROWDCODE mit einem guten Preis-/Leistungsverhältnis überzeugen und durfte die Software „Ambulante Qualitätssicherung“ (AmbuQS) entwickeln. Die Entwicklung begann in 2021 und wird seitdem im agilen Prozess von Verfahren zu Verfahren weiterentwickelt. Zwei Verfahren sind bereits in Betrieb und laufen sehr gut. Durch den Einsatz der Software ist schon jetzt eine deutliche Verbesserung spürbar, da die Daten nun viel strukturierter erfasst werden und direkt in digitaler Form zur Auswertung zur Verfügung stehen. Auch die Sitzungsdurchführung läuft nun deutlich geordneter ab. Dies spart den VerwaltungsmitarbeiterInnen der KVWL eine Menge Zeit, die sie nun direkt der eigentlichen gesundheitlichen Qualitätsförderung widmen können.

Durch die vorhergehende tiefe Analyse der KVWL konnten auch diverse Standardtext-Elemente gebildet werden, welche die Software den ÄrztInnen bei der Prüfung anbietet. So konnte eine größere Einheitlichkeit in der Formulierung zu den entsprechenden Mängeln und somit eine bessere Vergleichsmöglichkeit und Auswertbarkeit erreicht werden. Durch das strukturierte erfassen und speichern, konnte die Qualität der Daten deutlich gesteigert werden.

Durch die Berücksichtigung von Workflow-Komponenten können diese Daten dann in Zukunft auch mit der elektronischen Verwaltungsakte (E-Akte) verknüpft werden. Erstmal handelt es sich dann nur um die Daten von den definierten Qualitätssicherungsverfahren und Dokumentationsprüfungen aus der Software AmbuQS, die in die E-Akte einfließen. Darüber hinaus kann man dies aber auch noch mit weiteren Datenbanken verknüpfen, um regionale Analysen zur Qualitätssteigerung durchzuführen.

Ärztin blickt lächelnd auf einen aufgeklappten Laptop

„Vor der Software war unser Prozess das Aufwändige.“

Christopher Arndt, Abteilungsleiter Qualitätssicherung bei KVWL

Bewertungen

Zusammenarbeit

4/5

Projektverständnis

4/5

Umsetzung

3/5

Projektmanagement

4/5

Erreichbarkeit

5/5

Zeitmanagement

3/5

Effizienz

3/5

Ergebnisse

  • Semiautomatische Erstellung von Vorgängen aus bestehenden Zufallsläufen
  • Erfassung von verschiedenen Begutachtungstypen, Kolloquien und Beratungsgesprächen jetzt digital
  • Frei konfigurierbare Erfassungsinhalte je Verfahren und Anwendungsgebiet bzw. - klasse
  • Auswertbarkeit der erfassten Daten
  • Exportfunktionalität für weitere Auswertungen (z.B. Data Warehouse) mittels frei konfigurierbarer Exportrezepte
KVWL Oberfläche der Software mit Tabellen und Suchfeldern im Tablet-Format

Zahlen, Daten, Fakten

Was können wir über die Technik sagen

  • Agiler Prozess mit wöchentlichen Fachbereichsbesprechungen inkl. Demo neuer Funktionen
  • Erfolgreiche Zusammenarbeit seit 2021 – mehr als 400 abgeschlossene Stories in 43 Sprints (Stand: August 2023)
  • Continous Deployment inklusive Teststrecke mit Cypress e2e Tests, JUnit und statischer Codeanalyse in SonarQube

Prozess

Logo Angular

Angular

Angular 16 mit Angular Material UI

Versionierung

Logo Open Api

OpenAPI V3

Modularisierung

Logo Spring Boot

Spring Boot 3 Service

Automatisierung

Domain Driven Design

Frontend

Logo Vue

PWA

(mit VueJS)

Schnittstellen

Logo Open Api

als OpenAPI definiert

Backend

Logo Spring Boot

als Spring Boot Service entwickelt

(mit Docker Container)

Modularisierung

nach Prinzip des Domain Driven Design